Fundación Ideas para la infancia

LINEAMIENTOS Y NORMAS SOBRE EL RESGUARDO DE DATOS SENSIBLES

Octubre 2024.

ANTECEDENTES

Sobre la base de lo dispuesto en la Ley N°19.628, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia sobre Protección de la Vida Privada y en las Recomendaciones del Consejo para la Transparencia sobre protección de datos personales, que establece las reglas sobre el tratamiento de datos personales que realicen tanto los órganos públicos como los privados, determina un conjunto de derechos de los titulares y las obligaciones de los responsables del tratamiento de dichos datos.

A partir del año 2018, la Constitución Política asegura expresamente a todas las personas el derecho a la protección de los datos personales y establece que el tratamiento y protección de éstos, se efectuará en la forma y condiciones que determine la ley.

Este derecho fundamental opera como límite al ejercicio de la soberanía y, por tanto, delimita la acción de los órganos estatales en materia de procesamiento de datos personales.

La protección de datos personales es un derecho y es un derecho vinculado a la protección de la privacidad; permite controlar el uso y destino de la información personal; evita el tráfico ilícito de datos y la vulneración de la dignidad; permite acceder, rectificar, cancelar y oponerse al uso de los datos personales y, permite obtener información para verificar la exactitud de los datos y la licitud de su tratamiento.

Toda persona tiene derecho a exigir a quien sea responsable en el tratamiento de datos personales, información sobre los datos relativos a su persona, su procedencia destinatario, el propósito del almacenamiento y la individualización de las personas y organismos a quienes exigir su protección,

OBJETIVO
La presente circular establece el lineamiento general o normas para la protección y el resguardo de los datos personales y sensibles, que son objeto de tratamiento por parte de la Fundación Ideas para la Infancia.

ALCANCE
Esta circular es aplicable a los datos considerados personales o sensibles por la legislación vigente y, que sean objeto de tratamiento por parte de las/os trabajadores y asesores en el cometido de su trabajo.
Se aplicará asimismo la presente circular, a aquellas personas naturales externas a la Fundación que, de conformidad a la legislación vigente, hayan obtenido datos personales o sensibles que se encuentren en poder de la Fundación Ideas para la Infancia.

DEFINICIONES

Datos personales:
Son datos de carácter personal o datos personales, los relativos a cualquier información concerniente a personas naturales vinculadas con FIPI, identificadas o identificables. Puede ser su nombre, RUT, una fotografía de su rostro, sus huellas dactilares o el historial de su navegación en internet, por mencionar algunos. No importa que los datos estén en un soporte papel o electrónico. Al basarnos en la definición legal, para determinar si un dato corresponde a un dato de carácter personal es importante verificar que se cumplan dos condiciones:
i). Debe tratarse de información sobre una persona natural, por lo que no aplica a personas jurídicas como empresas, fundaciones, corporaciones o sociedades.

ii) Debe tratarse de información que permita identificar al titular. Una persona es identificable cuando su identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, mediante identificadores, siempre y cunado el esfuerzo de determinación no resulte excesivo o desproporcionado. Identificadores pueden ser una huella dactilar, el RUT, o antecedentes económicos, sociales o culturales de una persona (como la pertenencia a un grupo, club o asociación).

Los datos personales pueden ser privados (como un dato de salud) o públicos (como el nombre) lo que no incide en su calificación legal como dato personal. La ley aplica tanto para los datos personales públicos como los privados.

Datos sensibles:
Son datos personales que se refieren a las características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias e su vida privado o intimidad, tales como los hábitos personales, el origen racial, las ideologías y opiniones políticas, las creencias o convicciones religiosas, los estados de salud físicos o psíquicos y la vida sexual.

Registro o Bases de Datos:
Es el conjunto organizado de datos de carácter personal, sea automatizado o no, y cualquiera sea la forma o modalidad de su creación u organización, que permita relacionar los datos entre sí, así como realizar todo tipo de tratamiento de datos. Una base de datos puede ser un archivador con fichas del personal, un software que gestione datos o incluso una planilla electrónica.

Tratamiento de Datos:
Es cualquier operación o complejo de operaciones o procedimientos técnicos, de carácter automatizado o no que permitan recolectar almacenar, grabar, organizar, elaborar, seleccionar, extraer, confrontar, interconectar, disociar, comunicar, ceder, transferir, transmitir o cancelar datos de carácter personal, o utilizarlos en cualquier otra forma.

Encargado/a o Mandatario del Tratamiento de Datos:
Es aquella persona, natural o jurídica, que realiza un tratamiento de datos por cuenta del responsable del registro o banco de datos. Esta función se puede externalizar las que son realizadas por empresas que tienen la calidad de encargados del tratamiento.

Seguridad de la Información:
Conjunto de medidas preventivas y reactivas de las organizaciones y sistemas tecnológicos que permiten resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de datos.

Confidencialidad:
Garantizar que la información sea accedida solamente por las personas indicadas.

Dato Estadístico:
Dato que en su origen o como consecuencia de su tratamiento, no puede ser asociado a un/a titular identificado/a o identificable.

Titular:
Persona natural a la que se refieren los datos de carácter personal, de conformidad con lo dispuesto en la Ley N°19.628, sobre Protección de la Vida Privada.

LINEAMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y SENSIBLES

Norma N°1
La normativa que regula el resguardo de datos personales varía según cada país, pero en general, los datos personales deben ser protegidos, cumplir ciertas reglas y deben ser recolectados con fines específicos, explícitos y lícitos.
Los siguientes lineamientos o normas cubren a todas las personas que, desde sus distintos roles y vinculaciones con la Fundación Ideas para la Infancia, entregan sus datos personales y sensibles.

Norma N°2
Los datos personales y sensibles que las personas entreguen a la Fundación Ideas para la Infancia deben ser fidedignos, actualizados, claros y responder con veracidad a la situación real del o la titular de los datos, con el propósito de contar con una total transparencia en la vinculación que se establezca de manera definitiva o temporal en el desempeño de un cargo o tarea entre la Fundación y las/os profesionales e incluso aquellas personas que acceden a los cursos de formación, capacitación o de servicios que Fundación otorga.

Norma N°3
Fundación Ideas para la Infancia, se compromete y asegura la total confidencialidad y resguardo de los datos personales, cuando éstos no se requieran para algo distinto que no sea la de informar la trayectoria curricular, el arancel por sus servicios a entidades bancarias con las cuales se tiene convenio.
No se aplicará esta norma cuando se trate de tos personales accesibles al público en general.
Los datos personales serán eliminados o cancelados cuando su almacenamiento carezca de fundamento útil o cuando hayan caducado y podrán ser modificados cuando sean erróneos, inexactos, equívocos o incompletos.

Norma N°4
Los datos personales deben utilizarse sólo para los fines para los cuales hubieren sido recolectados, salvo que provengan o se hayan recolectado de fuentes accesibles al público.

Norma N°5
De igual forma, la Fundación Ideas para la Infancia, se compromete y asegura total confidencialidad y resguardo de datos sensibles de todas aquellas personas que trabajan con ella y de aquellas otras personas que, en virtud de acuerdos y ventas de servicios, adquieren el rol de capacitadas/os, estudiantes o participantes e incluso contrapartes técnicas, en el evento de convenios de colaboración suscritos o no.

Norma N°6
La o las personas que trabajan en Fundación Ideas para la Infancia y que estén a cado del tratamiento de datos personales y sensibles, están obligadas a guardar secreto sobre los mismos, cuando provengan o hayan sido recolectados de fuentes no accesibles al público, como, asimismo, sobre los demás datos y antecedentes relacionados con el banco de datos, obligación que no cesa por haber terminado sus actividades en esa tarea.
La o las personas responsables de los registros o bases donde se almacenen datos personales con posterioridad a su recolección deberán cuidar de ellos con la debida diligencia, haciéndose responsable de los daños de pérdida o de filtración de los mismos.

Norma N°7
No pueden ser objeto de tratamiento los datos sensibles, salvo cuando la ley lo autorice, exista consentimiento del titular o sean datos necesarios para la determinación u otorgamiento de beneficios de salud que correspondan a sus titulares. De hecho, según lo establece el artículo 10 de la Ley N°19.628, existe una prohibición general de tratamiento de datos personales sensibles, salvo cuando (i) una disposición legal lo autorice, (ii) exista consentimiento del titular o (iii) sean datos necesarios para la determinación u otorgamiento de beneficios de salud que favorece al titular.

Norma N°8
La Fundación Ideas para la Infancia, podrá hacer uso de los datos recogidos a través de su plataforma o sistema computacional para ser conservados y tratados con fines estadísticos, siempre y cuando no sea posible la identificación de sus titulares.

Norma N°9
El incumplimiento de alguna de las disposiciones de estos lineamientos dará lugar a la responsabilidad y eventuales sanciones de conformidad a los deberes y obligaciones que al (la) infractor(a) le corresponda.

Norma N°10
Frente a cualquier vulneración al tratamiento de los datos personales y/o sensibles por parte de la Fundación Ideas para la Infancia, la persona afectada deberá informar a la dirección ejecutiva de la misma, agregando las pruebas de su denuncia.
La Fundación una vez enterada de la denuncia y sus antecedentes procederá a establecer su pronunciamiento y, según corresponda, podrá tomar medidas hasta de denuncia judicial si el hecho reviste de tal gravedad.

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